EVOGENOM OY TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Evogenom Oy

Ahlmaninkatu 2 E, 40100 Jyväskylä, (2. kerros, postilaatikko numero 5)

+358 45 323 6199

2. Tietosuojavastaava

Hannu Tolvanen

Toimitusjohtaja, myynti ja markkinointi

+358 40 064 2569

3. Rekisterin nimi

Evogenom Oy:n asiakasrekisteri.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Evogenom Oy käyttäjärekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään tilattujen analyysien toimitusten ja asiakassuhteiden hoitamiseen sekä asiakaspalvelun toteuttamiseen ja seurantaan, mukaanlukien asiakaspalaute.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään asiakkaiden perustietoja sekä tilaustietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi:

  • Etu- ja sukunimi
  • Asiakasnumero
  • Osoite
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Tilausten mahdolliset seurantatiedot
  • Tilauspäivämäärä
  • Maksutapa
  • Tilatut tuotteet

 

6. Näytteet, eristys sekä DNA

Asiakkaan näytteestä eristetään asiakkaan suostumuksella DNA, josta tuotetaan luenta asiakkaan tilaamaa analyysiä varten. DNA:n eristämistä varten asiakkaan sylkinäytettä käsitellään pseudonymisoituna, eli näytteen mukana ei toimiteta asiakkaan henkilötietoja. Eristyksestä mahdollisesti yli jäävä DNA sekä asiakkaan sylkinäyte hävitetään, kun asiakas on saanut analyysinsä ja ilmoittaa, että näytteen sekä DNA:n voi hävittää, tai viimeistään 4 kk kuluttua siitä kun asiakas on lähettänyt näytteensä Evogenom Oy:lle ja ei ole tiedottanut vastaanottaneensa analyysin.

 

7. Luennasta saatava genomidata

Genomidata säilytetään erillisellä tietokoneella vartioidussa tilassa. Genomidata on anonymisoitu, joten sitä ei voi yhdistää tiettyyn henkilöön.

 

8. Tietojen säilytysaika

Kun analyysi on postitettu asiakkaalle, asiakkaaseen yhdistettävissä olevaa dataa säilytetään korkeintaan 4 kuukautta. Tämä varmistaa, että asiakas ehtii saamaan analyysinsä mahdollisista Evogenom Oystä riippumattomista viivästyksistä tai uudelleenlähetyksistä huolimatta. Viimeistään 4 kuukauden jälkeen asiakkaan analyysitulos sekä koodi, joka yhdistää tietyn asiakkaan häntä koskevaan raakadataan hävitetään, vaikka asiakas ei olisi tiedottanut vastaanottaneensa analyysin. Tämän jälkeen Evogenom Oy säilyttää raakadataa ainoastaan anonyymissä muodossa, eli sellaisessa muodossa, että datan tunnistettavuus on poistettu eikä data ole yhdistettävissä tiettyyn asiakkaaseen. Näin ollen asiakas ei voi tässä kohdassa kuvatun säilytysajan jälkeen saada Evogenom Oy:ltä häntä koskevaa raakadataa käyttöönsä.

Asiakassuhdetta koskevia tietoja Evogenom Oy säilyttää asiakasrekisterissä asiakassuhteen ajan ja tiedot poistetaan mahdollisimman pian asiakassuhteen päätyttyä, ellei rekisterinpitäjän lakisääteisistä velvoitteista (kuten kirjanpito) muuta johdu.

 

9. Säännönmukaiset tietolähteet

Evogenom Oy tallentaa tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa Evogenom Oy:lle. Tietoja ei kerätä muista tietolähteistä.

 

10. Tietojen luovutus ja tietojen siirtäminen EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta Evogenom Oy:n ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen, tai nimenomaisten säädösten mukaan. Evogenom Oy voi luovuttaa anonyymimuodossa olevaa raakadataa lääketieteelliseen tutkimuskäyttöön, lääkehityksen eri terapia-alueille ja mahdollisten yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille.

Evogenom Oy ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

 

11. Rekisterin suojaus

Paperiaineisto säilytetään Evogenom Oy:n valvotussa ja lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille. Digitaalisesti säilytetään ainoastaan pseudonymisoituja tietoja. Pseudonymisoidut tiedot säilytetään luottamuksellisina. Tietojen käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja tietoihin on pääsy vain rajatulla osalla henkilöstöä. Tietokonejärjestelmä on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla, kuten kryptauksin. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin tietojen käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tiedot sijaitsevat Evogenom Oy:n yksityisellä tietokoneella lukitussa ja valvotussa tilassa.

 

12. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiakkaan oikeudet

 

12.1 Asiakkaan oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä olemme tallentaneet. Tarkastuspyyntö tehdään kohdan 14 ”Yhteydenotot” mukaisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

 

12.2 Asiakkaan oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai käsittelyn rajoittamista

Asiakas voi päivittää omia tietojaan ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun osoitteessa . Siltä osin, kun asiakkaalle on mahdollista, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin asiakas ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan 14 mukaisesti.

Asiakkaalla on myös oikeus vaatia Evogenomia rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi kun hän odottaa Evogenomin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

 

12.3 Asiakkaan oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos asiakas on itse toimittanut Evogenomin asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään asiakkaan antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, asiakkaalla on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

 

12.4 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

12.5 Muut oikeudet / Oikeus tietojen poistamiseen

Jos Evogenom käsittelee henkilötietoja perustuen asiakkaan suostumukseen, asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Evogenomille tämän rekisteriselosteen kohdan 14 mukaisesti. Lisäksi asiakas voi pyytää Evogenomia poistamaan jonkin häntä koskevan tiedon laissa säädetyin perustein.

 

13. Rekisterin pitämisen peruste

Asiakassuhde sekä suostumus. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten kirjanpitolainsäädäntöön.

 

14. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Evogenomin tietosuojavastaavaan, sähköpostitse , Evogenomin toimipisteessä tai postitse osoitteeseen: Evogenom Oy / Tietosuoja, Ahlmaninkatu 2 E, 40100 Jyväskylä, (3. kerros, postilaatikko numero 5)
Evogenom voi tarvittaessa pyytää asiakasta täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja asiakkaan henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 4.4.2019. Evogenom Oy varaa oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi palveluiden kehityksen tai lainsäädännön muutosten johdosta. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Suosittelemme sinua tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisin väliajoin.